Под виртуальной комнатой данных (virtual data room) сегодня понимают не что иное, как защищенное динамическое IT пространство, предназначенное для хранения и изучения документов, которые необходимы для полноценной сделки продавца и покупателя неких ресурсов (например, доли в ОАО, крупной недвижимости). Информация в virtual data room хранится в структурированном виде, а доступ туда покупателю может быть открыт посредством Интернета, в том случае, если покупателю передается пароль доступа.

Получив доступ в virtual data room, стороны получают максимально комфортные условия эффективной, регулярной и структурированной работы. Человек, работая здесь, благодаря Интернету экономит существенные средства, которые пришлось бы затратить на работу в традиционной комнате данных, а также время. Кроме того, пребывая в виртуальной комнате данных, где производится безопасный обмен информацией с сервером, пользователь гораздо комфортнее чувствует себя, так как дамоклов меч контроля за его действиями хотя и существует, но не столь очевидно, как в традиционном случае.

Следует отметить, что на всех этапах работы с документами процесс знакомства человека с документами полностью защищен. Более того, уполномоченное лицо может иметь доступ только к тем данным, которые ему определил администратор системы, и ни к каким другим. Это дает возможность администратору отслеживать все те действия, которые совершает пользователь во время работы с документами, и по мере надобности вносить коррективы.

В свою очередь конфиденциальные документы пользователей защищены специальными программными защитами от взломов, просмотров, вирусов, а также от случайного уничтожения, что позволяет клиентам таких комнат чувствовать себя в полной безопасности.

Чаще всего документы, хранящиеся в виртуальной комнате данных, выполнены в формате PDF. Благодаря этому формату документы быстро извлекаются, легко читаются, копируются на носитель пользователя либо, наоборот, запрещаются к доступу тем лицам, которым он запрещен. Таким образом, каждый посетитель виртуальной комнаты данных может получить доступ только в рамках имеющихся у него полномочий. При этом администрация может разрешить доступ пользователя к документам, но запретить ему некоторые действия с ними. При этом владелец сделки может проводить свой анализ ситуации, создавать новые документы, проливающие свет на характер имеющихся данных об объекте сделки.

Наибольшую популярность virtual data room получила среди компаний, занимающихся юридическим обслуживанием и консалтингом. Причина понятна, так как эта комната идеально подходит юристам именно для кропотливой работы с документами.

www.idealscorp.com – безопасное хранение и обмен документами